Sammelexmatrikulationen durchführen

Einführung

Bevor die Studierenden, die beispielsweise ihre Semestergebühren noch nicht bezahlt haben, exmatrikuliert werden, muss ein entsprechender Serienbrief (Mahnung) generiert und an die Studierenden versandt werden. Die betroffenen Studierenden haben dann noch bis ca. zwei Wochen vor Semesterende Zeit, um die Rückmeldehindernisse auszuräumen.

Sind zwei Wochen vor Semesterende die Rückmeldehindernisse weiterhin vorhanden, wird ein weiterer Serienbrief (Exmatrikulationsbescheid) erstellt und an die betroffenen Studierenden versandt. Diese Serienbriefe werden mit dem Programm XHQ erstellt.

Die Studierenden, die auch dieser Aufforderung nicht nachkommen, müssen exmatrikuliert werden. Für die Durchführung der Sammelexmatrikulation benötigen Sie die Rolle STU Senior-Manager/-in Universität Konstanz.

Lesen Sie in der vorliegenden Anleitung, wie Sie nach verschiedenen Personengruppen suchen und diese gesammelt exmatrikulieren.

Kriterien zur Exmatikulation

Es gibt verschiedene Suchkriterien, um diejenigen Studierenden herauszufiltern, die exmatrikuliert werden müssen:

Überschreitung der maximalen Fachsemester-Anzahl von 20 (Zahlung irrelevant)
Überschreitung der maximalen fachspezifischen Fachsemester-Anzahl (Zahlung irrelevant)
nicht abgelegte studienrelevante Orientierungs- oder Zwischenprüfung (Zahlung irrelevant)
Ende des Zeitstudiums (Zahlung irrelevant)
restliche Nicht-Rückmelder (seltene Sperren zB. KV nachreichen oder Kassengebühren offen, Zahlung irrelevant)
Gasthörer, Schülerstudierende und Kollegiaten
Studierende ohne Rückmeldung und Nicht- bzw. Unterzahlung
restliche Nicht-Rückmelder

DB-Kriterien zur Sammelexmatrikulation

Vorgehen

Um die Exmatrikulation für die oben genannten Personengruppen durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Rufen Sie den Menüpunkt Studierendenmanagement → Massenbearbeitungen → Exmatrikulationen durchführen auf.
Wechseln Sie in die Ansicht Erweiterte Suche
Wählen Sie die betreffenden Studierendengruppen durch Eingabe entsprechender Suchkriterien aus. Diese werden in den nachfolgenden Beschreibungen zur Exmatrikulation der einzelnen Personengruppen genau aufgeführt.

Screenshot Suchkriterien bei der Sammelexmatrikulation

Nach der Auswahl des Exmatrikulationsgrundes und der Eingabe des Datums können Sie die Exmatrikulation starten.

Screenshot Sammelexmatrikulation starten

Um die Sammelexmatrikulation durchführen zu können, ist es wichtig, dass betroffene Studierende zuvor mit der entsprechenden Rückmeldesperre versehen wurden!

Überschreitung der maximalen Fachsemester-Anzahl von 20

Wählen Sie in der Rubrik Funktionssperre suchen folgende Optionen:
→ Grund der Funktionssperre: mehr als 20 Fachsemester
→ Semester: [Semester der geplanten Rückmeldung angeben]
Klick auf Schaltfläche Suchen
Wählen Sie in der Rubrik Exmatrikulieren folgende Optionen:
→ Exmatrikulationsgrund: Ex wg. 20 Semester
→ Zum: [aktuelles Semester]
→ Exmatrikulationsdatum: [letzter Tag des aktuellen Semesters]
Klick auf Schaltfläche Exmatrikulation starten

Überschreitung der maximalen fachspezifischen Fachsemester-Anzahl

Wählen Sie in der Rubrik Funktionssperre suchen folgende Optionen:
→ Grund der Funktionssperre: überschr. d. FS-Grenze
→ Semester: [Semester der geplanten Rückmeldung angeben]
Klick auf Schaltfläche Suchen
Wählen Sie in der Rubrik Exmatrikulieren folgende Optionen:
→ Exmatrikulationsgrund: Überschreitung max. FS
→ Zum: [aktuelles Semester]
→ Exmatrikulationsdatum: [letzter Tag des aktuellen Semesters]
Klick auf Schaltfläche Exmatrikulation starten

Nicht abgelegte studienrelevante Orientierungs- oder Zwischenprüfung

Wählen Sie in der Rubrik Funktionssperre suchen folgende Optionen:
→ Grund der Funktionssperre: nicht fristger. abgel. OP Fach 1 + nicht fristger. abgel. OP Fach 2 + nicht fristger. abgel. OP Fach 3 + nicht fristger. abgel. ZP Fach 1 + nicht fristger. abgel. ZP Fach 2 + nicht fristger. abgel. ZP Fach 3
→ Semester: [Semester der geplanten Rückmeldung angeben]
→ Klick auf Schaltfläche Suchen
Wählen Sie in der Rubrik Exmatrikulieren folgende Optionen:
→ Exmatrikulationsgrund: keine OP/ZP
→ Zum: [aktuelles Semester]
→ Exmatrikulationsdatum: [letzter Tag des aktuellen Semesters]
→ Klick auf Schaltfläche Exmatrikulation starten

Ende des Zeitstudiums

Wählen Sie in der Rubrik Funktionssperre suchen folgende Optionen:
→ Grund der Funktionssperre: Ende Zeitstudium!
→ Semester: [Semester der geplanten Rückmeldung angeben]
Klick auf Schaltfläche Suchen
Wählen Sie in der Rubrik Exmatrikulieren folgende Optionen:
→ Exmatrikulationsgrund: Zeitstudiumsende
→ Zum: [aktuelles Semester]
→ Exmatrikulationsdatum: [letzter Tag des aktuellen Semesters]
Klick auf Schaltfläche Exmatrikulation starten

Schülerstudierende

Wählen Sie in der Rubrik Semester und Status suchen folgende Optionen:
→ Semester: [aktuelles Semester]
Wählen Sie in der Rubrik Studiengänge suchen folgende Optionen:
→ Abschluss: Schülerstudium
Klick auf Schaltfläche Suchen
Wählen Sie in der Rubrik Exmatrikulieren folgende Optionen:
→ Exmatrikulationsgrund: Exma Ende Schülerstudium
→ Zum: [aktuelles Semester]
→ Exmatrikulationsdatum: [letzter Tag des aktuellen Semesters]
Klick auf Schaltfläche Exmatrikulation starten

Kollegiaten

Wählen Sie in der Rubrik Semester und Status suchen folgende Optionen:
→ Semester: [aktuelles Semester]
Wählen Sie in der Rubrik Studiengänge suchen folgende Optionen:
→ Abschluss: Salem-Kolleg
Klick auf Schaltfläche Suchen
Wählen Sie in der Rubrik Exmatrikulieren folgende Optionen:
→ Exmatrikulationsgrund: Exma Ende Salem-Kolleg
→ Zum: [aktuelles Semester]
→ Exmatrikulationsdatum: [letzter Tag des aktuellen Semesters]
Klick auf Schaltfläche Exmatrikulation starten

Gasthörer (Sammelexmatrikulation ist hier nicht verfügbar)

Rufen Sie den Menüpunkt Studierendenmanagement → Gasthörer/-innen → Gasthörer/-innen bearbeiten auf.
Wählen Sie in der Rubrik Semester und Status suchen folgende Optionen:
→ Studiengangstatus: <> Exmatrikulation
→ Semester: [aktuelles Semester]
Klick auf Schaltfläche Suchen
Gasthörer einzeln wählen und manuell exmatrikulieren

Studierende ohne Rückmeldung mit Nicht- oder Unterzahlung

Studierende mit Nicht-Zahlung

Wählen Sie in der Rubrik Semester und Status suchen folgende Optionen:
→ Semester: [aktuelles Semester]
Wählen Sie in der Rubrik Gebühren- und Zahlungsinformationen folgende Optionen:
→ Zeitraum: [Folgesemester]
→ Status: Nicht gezahlt
Klick auf Schaltfläche Suchen
Wählen Sie in der Rubrik Exmatrikulieren folgende Optionen:
→ Exmatrikulationsgrund: Nichtrückmeldung/keine KV
→ Zum: [aktuelles Semester]
→ Exmatrikulationsdatum: [letzter Tag des aktuellen Semesters]
Klick auf Schaltfläche Exmatrikulation starten

Studierende mit Unterzahlung

Wählen Sie in der Rubrik Semester und Status suchen folgende Optionen:
→ Semester: [aktuelles Semester]
Wählen Sie in der Rubrik Gebühren- und Zahlungsinformationen folgende Optionen:
→ Zeitraum: [Folgesemester]
→ Status: Unterzahlung
Klick auf Schaltfläche Suchen
Wählen Sie in der Rubrik Exmatrikulieren folgende Optionen:
→ Exmatrikulationsgrund: Nichtrückmeldung/keine KV
→ Zum: [aktuelles Semester]
→ Exmatrikulationsdatum: [letzter Tag des aktuellen Semesters]
Klick auf Schaltfläche Exmatrikulation starten

Restliche Nicht-Rückmelder

Studierende mit Funktionssperren

Wählen Sie in der Rubrik Funktionssperre suchen folgende Optionen:
→ Grund der Funktionssperre: [seltene Sperren]
→ Semester: Semester der geplanten Rückmeldung angeben
Klick auf Schaltfläche Suchen
Wählen Sie in der Rubrik Exmatrikulieren folgende Optionen:
→ Exmatrikulationsgrund: [Grund]
→ Zum: [aktuelles Semester]
→ Exmatrikulationsdatum: [letzter Tag des aktuellen Semesters]
Klick auf Schaltfläche Exmatrikulation starten

Sonstige Studierende

Wählen Sie in der Rubrik Semester und Status suchen folgende Optionen:
→ Semester: [aktuelles Semester]
Klick auf Schaltfläche Suchen
Wählen Sie in der Rubrik Exmatrikulieren folgende Optionen:
→ Exmatrikulationsgrund: Nichtrückmeldung/keine KV
→ Zum: [aktuelles Semester]
→ Exmatrikulationsdatum: [letzter Tag des aktuellen Semesters]
Klick auf Schaltfläche Exmatrikulation starten